Vedtekter for Gjersjøen Rotaryklubb 

§ 1 Navn på klubben

Klubbens navn er Gjersjøen Rotaryklubb

§ 2 Hensikten med klubben

Hensikten med Gjersjøen Rotaryklubb er å arbeide for Rotarys mål, gjennomføre prosjekter basert på de fem tjenesteområdene, bidra til å fremme Rotary ved å styrke medlemsarbeidet, støtte Rotary Foundation og utvikle ledere over klubbnivå.

§ 3 Styret

Styret har følgende medlemmer:

• President
• Past president (IPP), som også er visepresident
• Innkommende president (president elect)
• Sekretær 
• Kasserer

Alle styreverv holdes for ett år om gangen. 

Styremøter holdes vanligvis én gang i kvartalet etter innkalling av presidenten. Presidenten plikter å innkalle styret når minst to styremedlemmer krever det. Noen av styremøtene bør være utvidet hvor komitelederne deltar. 

§4 Tillitsvalgtes plikter

4.1. Presidenten leder klubbens arbeid og har signaturrett sammen med et styremedlem.

4.2. Visepresidenten (sist avgåtte president) leder klubb- og styremøtene i presidentens fravær.

4.3. Sekretæren har ansvar for medlems- og fremmøteoversikten, innkalling til møter og referater. Referater og andre dokumenter skal oppbevares på forsvarlig måte.

4.4. Kassereren har ansvar for regnskapet og skal sørge for at klubbens midler forvaltes på forsvarlig måte. Kassereren skal på forespørsel orientere styret om klubbens økonomiske situasjon.

4.5. Klubbens revisor skal sørge for at revidert regnskap med revisjonsberetning foreligger til årsmøtet.

4.6. Klubbens lovutvalg skal uttale seg om alle spørsmål som gjelder forståelse av klubbens vedtekter, retningslinjer og andre saker som styret ønsker å forelegge utvalget.

§ 5 Årsmøtet

5.1. Årsmøtet skal helst avholdes innen 30. september. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende senest 20 dager før møtet.  Saksliste og saksdokumenter sendes ut senest 10 dager før møtet.

5.2. Årsmøtet skal behandle følgende saker:

• Beretning og revidert regnskap for forrige Rotaryår
• Valg av neste års President elect, sekretær, kasserer, revisor og lovkomité.

5.3. Valget skjer etter følgende retningslinjer:

5.3.1. Senest en måned før årsmøtet oppnevner styret en nominasjonskomité (valgkomité). Årets President elect leder arbeidet med å nominere presidentkandidaten. Nominert kandidat blir da President elect for påfølgende Rotaryår. I tillegg nomineres kandidater til vervene som sekretær, kasserer, revisor og lovkomité.

5.3.2. Nominasjonskomiteen fremlegger sine forslag før årsmøtet til styret.

5.3.3. For at årsmøtet skal være beslutningsdyktig må minst 1/3 av medlemmene være til stede. Avstemning skal skje skriftlig hvis minst ett av de tilstedeværende medlemmene krever det. Valget skjer ved alminnelig flertall av de avgitte stemmer.

5.3.4. Hvis en tillitsvalgt fratrer sitt verv eller på annen måte ikke kan fungere i vervet, foretas suppleringsvalg på et klubbmøte. Styret skal forhåndsvarsle at suppleringsvalg skal foretas.

5.3.5. Så fremt det er mulig skal presidenten velges blant de kvinnelige og mannlige medlemmene, annen hver gang.

5.3.6. Rotasjonsprinsippet legges til grunn ved valg til alle tillitsverv.

§ 6 Komiteer

6.1. Klubben skal ha følgende komiteer:

• Administrasjonskomité, som har ansvar for bl.a. klubbutvikling og kameratskap
• Medlemskomité, som har ansvar for bl.a. klassifikasjon, medlemsutvikling, rekruttering herunder oppfølging av potensielle medlemmer. I tillegg ansvar for formidling av kurs i vårt distrikt. 
• Programkomité, som har ansvar for programmet samt oppdatering av klubbens aktivitetskalender på hjemmesiden.  
• Prosjekt- og omdømmekomité, som har ansvar for bl.a. samfunnsprosjekter, TRF, PR, kommunikasjon og synlighet.

I tillegg utpekes en kontaktperson for Ungdomstjenesten.

6.2. Komiteene og kontaktpersonen for Ungdomstjenesten utpekes av presidenten etter godkjennelse av styret.

6.3. Tilsvarende oppnevnes andre utvalg og arbeidsgrupper

6.4. Presidenten kan delta på alle komité- og utvalgsmøter

6.5. Komitélederne er ansvarlig for arbeidet i egen komité, og at dette skjer etter gjeldende komite instrukser. Komitélederne skal sørge for referat fra komitémøtene, at disse blir distribuert i.h.t. vedtatte retningslinjer og at referatene og andre arbeidsdokumenter blir forsvarlig oppbevart.

§ 7 Økonomi

7.1. Styret skal utarbeide årsbudsjett som godkjennes på et ordinært møte, helst i løpet av mai måned.

7.2. Kassereren er ansvarlig for forsvarlig økonomiforvaltning i.h.t. budsjettet. Klubbens midler skal anbringes i bank. Kassereren disponerer klubbens bankkonti i.h.t. prokura.

7.3 Alle utbetalinger skal være attestert av presidenten eller en annen tillitsvalgt, etter fullmakt fra styret. Kasserer skal hvert kvartal fremlegge oppdaterte regnskapstall for presidenten.  

7.4. Klubbens regnskapsår går fra 1. juli til 30. juni.

7.5. Hvert medlem skal betale en årlig kontingent som fastsettes i forbindelse med at budsjettet godkjennes. 

§ 8 Medlemskap

8.1. Klubben skal bestå av voksne personer som viser god karakter, integritet og lederskap, har et godt omdømme i egen næring, eget yrke og/eller lokalsamfunn og er villige til å bidra i lokalsamfunnet og/eller ute i verden.

8.2. Ethvert medlem kan fremme forslag om nye medlemmer i klubben. Forslaget sendes Medlemskomiteen som vurderer kandidatens klassifikasjon og valgbarhet. Komiteen sender forslaget til styret.

8.3. Styret behandler forslag om nye medlemmer fortløpende og sørger for at alle medlemmer får uttale seg om forslaget og eventuelt fremme innsigelser.

8.4. Nye medlemmer opptas i samsvar med Rotarys lover og retningslinjer.

8.5. Styret kan for et begrenset tidsrom frita et medlem for møteplikten eller innvilge søknad om permisjon når det foreligger gyldig grunn. Fritak for møteplikt fritar ikke for plikt til å betale medlemskontingent.

§ 9 Vedtektsendringer

Disse vedtekter kan endres av årsmøtet eller et ordinært klubbmøte. Forut for dette møtet skal det foreligge skriftlig forslag som er gjort kjent for medlemmene senest 20 dager før møtet. Møtet må være beslutningsdyktig, jf. § 5.3.3. Vedtektsendringer krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Vedtektene må ikke være i strid med Standard Club Constitution, Rotary International Constitution and Bylaws og The Rotary Code of Policies.

Vedtatt på medlemsmøte 6. mai 2024.